前回、PTA広報委員会の大体の活動をふわっとお話ししました。
そう、委員長、副委員長が力を入れるのは、一番最初の顔合わせの会議なんです。
その会議で１年間の活動方針や注意、確認事項、連絡網などをきっちり伝えておくと運営もスムーズになりますよ～ (*^^)
今回は、最初の会議であると助かる文書やテンプレートを紹介します。
（実際に委員会で使っていたものを少し変更しています）
相変わらず簡単なものしか作れませんが…。
エクセルなので、項目を足したり、引いたり自由に組み替え可能です。
少しでも、テンプレート作りの参考になれれば嬉しいです (*^^)
PTA広報委員会で使うテンプレート
■ エクセル（まとめて入れています）
あると便利！プランニング表
覚えていないと地味に困るのが、印刷会社の連絡先や他当者、発行部数や発行月などのこまごまとした情報です。
その年の委員会によっても変わる内容ですが、１度作っておけば引き継ぎの時も伝え漏れがなくスムーズにいきます。
項目は自由に足し引きできますので、委員会に必要な情報をまとめる時にご活用下さい。
１年を通して把握！年間スケジュール表
学校行事やPTA行事など、1年の予定を１枚にまとめてすぐ確認できるようにしておくと地味に便利です。
前もって取材や準備が必要な行事がある場合も、ゆとりを持って計画できます。
行事が少ない場合はアンケートを取って特集を組もう！とかこのイベントは平日なので取材できる人員の確保をきちんとしておこう…とか。
私は忘れっぽいので確認するのによかったです。
モレなくバッチリ管理！企画表＆依頼確認表
企画会議、編集会議どちらの時もあると確認するのに重宝します。
委員会だけでなく、広報顧問の先生にも渡して、必要なデータや原稿などの依頼漏れや受け取り忘れがないか双方で確認していました。
ページによっては盛りだくさんの内容になるので、行の足し引きが結構面倒ですが、これも一枚に印刷して確認に使えるのであると便利です。
「１枚にまとめて印刷」をすると文字が小さくなるのが困りものですが。
チェック項目も使いやすいように自由に変更できます。
ダウンロードはこちらからどうぞ！
■ ワード
テンプレ化しておきたいのが「原稿依頼書」です。
これは印刷しておいて、企画会議で原稿依頼をする時に必要項目を書いていました。
保護者や外部の方、先生用などとは分けていなかったので、誰に依頼する時もこれ1枚でした。
外部の方にお願いするのに、受け渡しがお子さんを通して…となっていて、今考えると不親切だったな…と反省しています。
これもワードで作っているので、内容は自由に変更できます。
ダウンロードはこちらからどうぞ！
■ PDF（印刷するだけ）
原稿依頼書とセットで渡す原稿用紙ですが、これも専用っぽくしておくといいかも…ということで、印刷するだけになりますが載せておきます。
縦書きと横書きの２種類あります。
文字数が数えやすいように１００文字ごとに印が入っています。
印刷しておけば、原稿用紙を購入しなくてもいいし、なくなっても印刷化コピーをすればササッと用意できます。
ダウンロードはこちらからどうぞ！
作っておきたい＆残すための記録
テンプレートはありませんが、他にもあるといいなと思うのが、
「レイアウト記入例」です。
あと、初年度最初の委員会で配る、委員配布用のプリントや引継ぎ事項をまとめたものもあると助かります。
広報委員になったばかりでもう引き継ぎの心配!?と思われるかも知れませんが、引き継ぎって本当に大切で、大変なんです。
前年の委員さんからの引き継ぎも終わって、さあ！という時に、意外と引っかかるのが、どうやって紙面を作るの？？ということでした。
私が担当した年は、引き継ぎだけでは分からなくて、前年度の委員さんに電話して確認していました。
このあたりは、印刷会社が毎年同じところで慣れている場合は最初の打ち合わせで確認すればいいんですが、担当さんによっても結構…なので、委員会としてしっかり残しておくと安心です。
ちなみに、広報委員になった時に作り直したレイアウト記入例がこちらです。
新しい委員さんがわかりやすいように作り変えられるようにワードで作りました。
これは用紙に書き込んでいくアナログタイプの覚書になります。
パソコンでレイアウトする場合も紙に大体の配置を決めていると作業もやりやすいので、委員会の引継ぎ資料に入れています。
委員さんに配布するプリントには、
・企画会議、編集会議の役割（どんなことをするのか）
・主な行事の取材と担当（担当学年）
・新年度の委員長、副委員長、会計などの役員の名前と連絡先
自分の学年がどの行事担当になるのか前もってわかるので、休みも取りやすかったです。
・委員会活動内容について
・広報委員会の開催ついて
・企画について
・原稿依頼について
・編集作業について
・活動に伴う諸費用について
・活動費について
・取材時の腕章、駐車場について
・備品について
・次年度の正、副、委員長および会計選出について
・その他
…など、委員会の資料として受け継いできたものに、変更や追加事項を加えて残すようにしていました。
この引継ぎ事項がしっかりしていれば、新年度にあたふたすることもなかったかも…と今更思ってしまいます。
引継ぎ期間に慌ててやるのではなく、任期中に気づいたことや変えたことがあればすぐに書き加えるようにしておけば伝え漏れも減ります。
テンプレートを変える場合は、変更箇所を赤字付箋などにしてわかりやすくしておき、最終的に委員会で決定した後に清書します。
うちの学校は先生にも目を通してもらってました。
何か言われることはほぼなかったんですが、一応…。
おしまいに
テンプレートの数が思った以上に少なくて申し訳ありません (ﾉДT)
しかも後半は、あればいいな…な資料の紹介だけで具体例もないので、イメージしにくいかもしれませんね…。すみません。
テンプレートは最初は面倒ですが、一度作っておけば、改変しながらずっと使っていけるのでおすすめです！
広報委員会の引継ぎ用ＵＳＢメモリにまとめて入れておけば、パソコンで確認しながら引継ぎもスムーズにいきますよ～！