PTA広報委員

PTA広報委員会…最初の顔合わせ会議は意外と大切?編集会議って??

くじ引きで仕方なく…
地区の評議で仕方なく…
人気の委員会に入れず仕方なく…

いろいろな事情で広報委員になってしまったんですね。
なってしまったなら、少しでも楽しく委員会活動ができるように前向きに考えましょう!
委員会や取材などで出かけることが多くなるので、家族にもきちんと伝えておくといいですよ。

今日は、広報委員会、一番最初に集まる顔合わせ会議と編集(企画)会議についてのメモです。
何事も、最初が肝心ですよ~!

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最初の顔合わせの会議って重要?

これは…一番とまではいかないけど、結構重要かもしれません。
一番初めにある会議なので、出席率もほぼ100%。
なので、連絡先や都合のつきにくい曜日などを聞いて、忘れずに控えておきます。
連絡先リストに書き込める欄を作っておけば管理も楽ですよ。

単なる顔合わせ…自己紹介と連絡先交換くらいで終わる場合や、軽く今後の方針やスケジュールなどを伝えるなど、学校によって会議の内容は変わります。

事前に引き継ぎが終わっている場合になりますが、もし、全員揃っているときに説明したいことがあれば、事前に資料を作って持っていくようにします。
資料などの配布があった場合、会議の欠席者にはお子さんを通して資料を渡してもらうようにします。
家が近くだったり、お友達の場合は直接手渡しても。

顔合わせの会議では何をするのか…

ほぼ全員が出席するという最初の会議ですが、どんなことを話すのか、ざっくりとした内容です。

■ 自己紹介

■ 連絡先リストに記入

■ メンバーの事情を聞いておく

■ 今後のスケジュール

■ 大まかな活動紹介

学校によっても変わると思いますが、大体こんな感じです。
小中高と、この会議の時に資料をもらって、自己紹介や広報委員会の活動内容、次回の委員会の日取りなんかを話しました。
連絡リストは、話を聞きながら書いてもらいます。

ついでにこの時に、連絡手段の確認もしておきます。
「メールで一斉送信」、「LINEでグループを作る」など、メンバーに確実に連絡できるものにします。
一般的には「メールで送信」が使われることが多いかな…という印象です。
LINEを利用していない人も、メールアドレスは持っているだろうし…。
機械の操作自体苦手な人もいるので、このあたりは結構難しいですね…。

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企画会議と編集会議…何を決めるの?

無事に顔合わせも終わり、いよいよ最初の「企画会議」です。
企画会議、編集会議はそれぞれ、開催数が決められていることが多いです。
私の場合ですが、一番多いのが小学校で年間14回~16回くらいありました。
集計やなんだとある度に集まっていた記憶が…。
中学校は年6~8回くらい、高校は年6回でした。
学年が上がると、大体1学期に2回の集まりですべてを終わらせることになります。
これはこれで、連絡を取り合わないといけないので大変です。
主に委員長と副委員長が。

会議の内容をざっくり説明すると

企画会議
年間スケジュールをみながら紙面の構成を考えたり、特集を組みたい場合にはどんなテーマにするのかを話し合って決めます。
それが決まったら、大まかなページ割をして、ページごとに担当を決めます。
原稿依頼がある時は、この時に用意して、それぞれに渡してもらうように手配します。
写真撮影がある時は、どんなアングルの写真が欲しいのかなど決めておくと後で困りません。
編集会議
依頼していた原稿や写真、データ、自分たちで書いた原稿、撮った写真などが揃ったら、ページ割に合わせてレイアウトを組んでいきます。
レイアウトの作り方はそれぞれでやり方が違うので、どれがいいとは言えないんですが…。
あと、もしアンケートを取っていた場合は、集計をする日が別途必要になります。
編集会議は意外に時間がかかるので、できれば別の日に集まった方が無難です。
学校によっては、広報委員会の会議は全部「編集会議」で統一されているかもしれません。
その場合も、会議の内容は同じになります。

企画会議、編集会議どちらの場合も、日程を知らせる時に「会議で話し合う内容」「考えてきてほしいこと」などを書き添えておくと、当日の進行もスムーズになります。
その場で急に考えて!といわれても、とっさには何も浮かばない…ですよね。

おしまいに

編集会議…小学校はほぼ平日の昼間、中学校は平日の夜、高校は土曜日の午前中にそれぞれ開催されていました。
正直、仕事を持っているときついものがありますよね…。
なので、会議がさらっとスパッと終われるように、下準備をしておきます。
話し合う内容とか、提案とか、意見を聞きたいとか、小さなことなんですが、準備があるのとないのではえらい違いです。
面倒でも、事前の準備をおすすめします( 'ω' )

最後まで読んでくださりありがとうございます!

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