PTA広報委員

PTA広報委員はハズレくじ?なってしまったからには…頑張ろう!

なかなか手を挙げる人がいないPTA役員。
その中でも断トツに人気がないと言われているのが広報委員です(;^ω^)

確かに、委員会の出席回数は本会役員に次ぐ多さだし、やることも多いし、なにより「広報」と聞いただけで大変そう!

でも、実際に入ってみると、大変だけど楽しいことも結構あるんですよ~!
幼・小・中・高と、本会役員と広報委員合わせて8年経験しましたが、楽しいことが多くて、できることならまたやりたいと思っています。

今日は、「実際に広報委員になったら楽しかった!」私が、委員会でどんなことをしていたかのお話です。

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広報委員ってどんなことをするの?

活動のメインであるPTA広報誌を簡単にいうと
「PTA活動や学校での教育活動などを、会員(保護者)、地域、学校に広く伝えるもの」になります。
その冊子を企画から構成まで引き受けて作る委員会、それが広報委員会です。
今さらそんな説明は不要でしたね…すみません。

広報委員の主な仕事

広報誌の企画

学校やPTAの行事、特集などをどんなふうに伝えるか話し合います。
年間スケジュールを立てておくと、「この号にはこれ」「取材は早めにお願いしなきゃ」などスムーズに進められます。

記事の取材

取材する日時と場所、人物(団体)の確認は確実に。
インタビューをお願いする時は、できるだけ依頼先の都合に合わせます。
話してほしいこと、聞きたいことなどを前もって用意しておきます。
必要なら、許可をもらってICレコーダーに録音しても。基本はメモ。

写真撮影

行事ごとや取材の時にそれぞれの雰囲気が分かるように撮影します。
事前に撮影許可をとるのを忘れないようにしてください。
カメラは、委員会のものがあればそれを使いますが、ほとんどは自前のカメラです。
デジカメやスマホでの撮影がほとんどなので、使い捨てカメラなどを使う時はカメラ代と現像代が予算から出るのか確認しておきます。

原稿の依頼をする

年度初めの学校長の挨拶や、取材は難しいけど話を聞きたい地域の方などには、原稿を執筆してもらいたいという旨の依頼をします。
写真撮影が必要な場合は、都合の良い日を聞いて撮影に行きます。
写真を用意してもらえる場合もあるので、写真については忘れずに確認します。
直接知らない方や目上の方に依頼するのは結構ドキドキします。

原稿を書く

取材をした際のメモや、もらった資料、データを見ながら書きます。
連絡事項的な文章にならないように、テーマによっては保護者目線の感想などを盛り込んでも。あ、だからといって過激発言はなしですよ (^o^;
個人で書いても、グループで書いてもOK。
役割分担している広報委員会もあります。

校正する

印刷屋さんに渡す前にも、原稿や写真などのチェックをしておきます。
寄稿されたものは誤字脱字があると指摘しにくいので、敢えて校正の時に指摘する(してもらう)のも…。
ちなみに、うちではバンバン赤チェック入れていました。
誌面での校正では、文字や写真などに間違いがないか、色味(暗くないか、白けてないかなど)や、他に違和感のあるところがないかを見ます。
修正するところには赤チェックです。

意外に作業が多いんですが、これらをひとりでやるわけではないので安心してください。

私が広報委員だった時は、

■ ページごとに担当(2~3人)を決めて、そのページはそのグループが作り上げる

■ 得意な人がそれぞれできることを引き受けてみんなでワッと作っていく

■ 委員長が総監督になって、みんなが持ち寄った原稿を組み上げていく

…学年やメンバーによってやり方が変わりましたが、大体こんな感じでした。

仕事で取材や撮影に行けない委員さんは、早めに連絡をもらえたので、行ける人でフォローし合っていました。
これもメンバーによるもの…かもしれませんが、広報誌作りは団体戦、チームワークで乗り切る感じですね。

広報委員長の役割ってなに?

誰もが避ける広報委員の、さらに嫌がられる広報委員長。
最終責任者という肩書は確かに負担だけど、私の中では定例会(学校とPTA役員出席の会議)に出て、連絡網のトップバッターくらいの認識しかありません。
他の学校はそんなにゆるくないかもしれませんが…。

一般的な広報委員長は、PTA広報誌を取りまとめる、いわば編集長というものでしょうか。
広報誌発行のために、委員さんや先生だけでなく、印刷屋さんともうまく連携しながら運営していきます。

会議で使う資料なども、基本的に委員長が準備します。
「資料!?」と慌てることはありません。
ほとんどの場合、前年度からの引き継ぎできちんと用意されています。
あとは年度や名前を変えるだけでOKです。
もし、引き継ぎの時に必要な情報がなかったら、その場か、早めに連絡をして確認します。

それまでの資料が使いにくいな…と思ったら、委員会で話し合って変更するのも有りです。
その場合は、忘れずに経緯と変更した旨を引き継ぐようにします。
といっても、「使いにくかったから、皆で話し合ってこの形式にした」くらいです。

ざっくりと広報委員長の役割

広報誌制作の進行状況や内容、予定を把握しておく

年間スケジュールや企画表などを常に確認しながら、予定発行日に遅れないように進めます。
年度初めに、印刷屋さんを交えて発行スケジュールや今後の流れについてなどをきちんと話し合っておくといですよ。
特に、入稿日が遅れるとその後がめっちゃ詰まって、校正もじっくりできなくなる可能性があります。

会議の下準備はしっかりしておく

お互いに忙しい時間をぬって参加している企画(編集)会議。
スムーズな進行で、時間を有効活用します。
時間が余ったらお茶タイムです。
そのためにも、資料は必ず事前に準備しておきます。
あとは、会議の段取りをあれこれ考えておくと、会議もテンポよく進みます。
資料作りは委員長ひとりではなく、副委員長と協力して用意してもいいですよ。
私はそうしていました (*^^)

メンバーの事情を理解して対処できるようにする

これも、学年(学校)が上がるにつれてなんですが、仕事を持っている人の割合がぐっと増えます。しかもフルタイム。
小学校だと下の子がいて目が離せなかったり、委員会によっては下の子を連れての参加が難しいところもあるようです。
前もってメンバーの事情を話し合って理解しておくと、取材を頼んでいたのに急に欠席!?など不測の事態も予想&回避できるようになります。
なかなか参加できなくても、連絡を入れやすい雰囲気を作っておくのが大事です。
私は最悪の場合を考えて、自分の担当じゃない取材の日も休みを取っていました。
休みが取りやすい職場だったのでできたことなんですけど。

定例会に出席して学校や他の委員会との連携を図る

定例会は学校によって開催数が変わると思いますが、小中学校では毎月1回、高校では学期に1回、開かれていました。
先生方も参加されるので、集まるのは18:30~とか19:00~が多かったです。
他の委員会の人に会えるめったにない機会なので、その委員会主催のPTA行事のことなどで聞きたいことや頼みたいことを事前にまとめて参加していました。
メールや電話より、直接顔を合わせて話をすると断りにくい… 頼みやすいですよね。

会議の内容は、大体が報告と今後の予定、あと連絡事項ですね。
小学校の時は時々地域からも出席があって、いろんな意見がでたりして楽しかったです。
定例会に出席するのは、ほとんどの場合、委員長と副委員長でした。
小学校の時に年度初めの会議には委員全員出席しましたが、それ以降は長副のみです。
それも学校によって変わると思います。

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おしまいに

今までの活動をさらっとメモするはずが、思ったより長くなってしまいました…。

くじ引きで仕方なく…
地区の評議で仕方なく…
人気の委員会に入れず仕方なく…

そんな流れで仕方なく、または何となく広報委員会に入ってしまったあなたの心を、ちょっとでも軽くできないか…と思いながら書いていましたが、まとめるのが下手すぎてすみません…。
かえって不安にさせてしまったかも… m(__)mスミマセーーーーーーーン

大変なことの方が多いかもしれませんが、行事ではわが子の写真を撮り放題だし、自然と先生方とも仲良くなって学校での様子を聞くこともできるので、それで全てチャラです。
子ども達も、広報誌の出来上がりを楽しみにしていました。
うちの場合は、作っているところから見ているので、余計「おお~!」となったみたいです。
いまだに話題に上りますよ~

ここで書ききれなかったことを、ちょこちょことアップしていく予定です。
またお立ち寄りくださるとうれしいです ( 'ω' )

最後まで読んでくださりありがとうございます!

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