PTA広報委員

PTA広報委員になったけど印刷会社は?やりとりはどうやるの?

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なんとなく、委員会でやることは分かったけど、やっているうちにまた新たな疑問もでてきますよね。
ほとんどのところ(学校)では、例年通りの広報誌を作っているのでそんなに作業が滞ることはないと思います。

でも、中には「まともな引き継ぎもない~!」というところもあるかもしれませんね…。
高校の広報委員会がそれに近くて、副委員長になった時に慌てて作り直した記憶があります。

なので今日は、引き継ぎになくて困った、印刷会社のことと、そのやりとりについてのメモです。
小さなことでも、引き継ぎって大事ですよ、ほんとに(力説)。

印刷会社はどうやって決めるの?

特にお願いしたいところがなければ、前年度と同じ印刷会社に決める場合が多いようです。
広報の予算を確認して、前年度と同じページ数、色刷り、発行数、製作工程、入稿方法で今年度もいけそうだと思ったら、同じ印刷会社に問い合わせて最終確認(印刷費)をして決めます。
いつも頼んでいる印刷会社だと、担当の方もよく分かってあるので、結構スムーズに進められます。

あとは、メインで連絡を取り合うので、連絡しやすいように広報委員長が決める場合もありました。
知り合いの印刷会社に頼んであって、連絡から打ち合わせまで委員長ひとりでこなしてました。
ただ基本は、学校の近くの印刷会社に頼むのがいいと思います。
問い合わせや見積もりは電話やメールでもできるけど、急な変更や打ち合わせが必要になった時には、やはり近いと助かります。
私が委員長をしていた時に助かるなぁと思った印刷会社は、

フットワークが軽い!

メールでの問い合せでも、急な訪問でも、直ぐに連絡をもらえたり、さっと修正や提案(代案)を出してもらえたり、すぐに動いてもらえるのは本当に助かります。
担当(営業)以外、制作に携わっている方もレスポンスや対応が早くて…いい印刷会社でした。

予算内でなんとか対応してくれる!

盛り込みたいことができて、ページオーバーした時に、代替え案をいくつか出してもらえて、それと次号の印刷費を調整してなんとか形にできた時がありました。
単に値引きするのではなく、誌面の構成などをいろいろ考えてもらえて嬉しかったです。少しだけ値引きもしてもらえました。少しだけ。

PTA広報誌の制作に慣れている

これは意外と大事かもです。
他の学校のPTAの広報誌もあれこれつくっている実績があるところだと、やりとりもですが、レイアウトのとり方もうまいし、企画へのアドバイスもしてくれたりします。
あと、頼めばサンプルとして、そこでつくっている他の学校のPTA 広報誌も見せてもらえますよ。
素敵なデザインが合ったら「こんな感じでお願いできますか?」とイメージも伝えやすいです。

印刷会社との打ち合わせはどうするの?

ほとんどは電話かメールで連絡を取っていました。
見積もりから始まって、わからないことがあればたずね、伝えたかどうか不安な時は確認をし…。
最初は、「これくらいで連絡していいのかなぁ」と思っていましたが、いつしか慣れていきました。

やりとりの大きな流れは…

■ 見積もりを出してもらう

これが最初の大仕事です。
予算という、動かしがたいものがあるので、足りないからと活動費を削るわけにはいきません。一度削ったことありますが…。

見積もりを取る時に必要な情報は

・年間発行数
・ページ数
・サイズ(A4とかB4など)
・カラーorモノクロor2色刷りなど
・発行部数
・校正(色校は別途料金がかかる場合有)
・入稿方法(データ入稿の場合料金が安くなる場合有)

あとは、納品希望日や入稿~納品までの期間、校正の受け渡し方法など気になる細かい点も聞いておきます。

■ 製作工程の確認を忘れずに

見積もりを見て、その印刷会社にお願いすることになったら、次は作業工程について打ち合わせます。
これも、うっかりしてるとあとで慌てます。

たとえば、入稿~納品までの期間が短いとどうなるのか…

納品予定日を7月15日にした場合

記事原稿も写真も全部揃った!
レイアウトも組んだ!
よし!入稿だ!(例:6月20日)

初校がきた!(例:6月27日)

初校を戻す!(例:6月30日)

再校がきた…(例:7月4日)

再校を戻す…(例:7月7日)

念校…きた…(例:7月9日)

念校…これでいいよね?戻す(例:7月11日)

製版 ⇛ 印刷 ⇛製本

納品(例:7月15日)

…あれ?なんか余裕がありますね。

ただ、実際は、校正をするメンバーはもれなく学校に集まります。
なので、校正する日が遅れると、戻すのも遅れるため、上の日程からずれていくことになります。
スケジュールが短いと、結構焦ります。
焦って校正すると、写真など間違ったり、見落としたりします。
ちなみに写真の掲載ミスは、シールにした写真を訂正箇所に貼り付けたそうです。
前年度の委員さんが、責任を感じてひとりで全部に貼っていったという…。

慌てないためにも必ず、入校日~初校~再校~校了~納品の目安を確認してくださいね。
特に、行事のタイミングや編集会に合わせて日程を組む時は注意してください。
わからないことはすぐに印刷会社に聞くようにします。

■ レイアウトや入稿などについての確認

制作日程も決まり、あとは取材をして記事を書いて…と誌面作りになります。

レイアウトを自分たちで組んでいく場合は不要ですが、印刷会社にお任せする場合は、前もって打ち合わせておくといいですよ。
こんな感じにしたい…というイメージの物があれば、「こんな感じにできますか?」と実物をみせながら相談します。
色やレイアウトなど、相談するといろいろ提案してもらえます。
あとは、入稿方法などについても、もう少し細かく打ち合わせておくと安心です。

・データ渡しはCDなのか、DVDなのか、フラッシュメモリなのか。
・テキストデータなどの場合、メールに添付してもいいか。
・データ入稿したい場合、Wordで作ったものでも可能か。
・データ入稿する場合の注意はあるか。
・写真を加工(暗さ補正、トリミングなど)する場合は別料金なのか。
・フイルムカメラで撮った写真は使えるか。
・校正紙を別にPDFにして送って欲しいけど、可能か。

…など、思いついた時にメモしておいて、打ち合わせの時に聞くようにしていました。
メールでもいいけど、細かいことは直接聞きたかったので。

■ 校正…意外と大変なやりとり

校正は、学校によっては委員長と副委員長だけで見るところもあります。
メンバー揃っての校正は、都合を考えると集まる日を選ぶのがネックですよね。
校正紙は学校に届けられるので、連絡をもらったら、都合のいい日に学校まで出かける必要があります。
小中学校は近いからいいけど、高校は遠いとこだと、これが結構大変です。

集まって、チェックして、修正や訂正する箇所には赤ペンで書き込んでいく…校正は地味だけど、大事な作業です。
文章は声に出して読むと気付きやすいですよ。
赤ペンでチェックの入った校正紙(初校)を戻し、修正されたもの(再校)が帰ってきてまた確認して戻し…最後の念校は、ほぼ委員長がひとりでチェックして、間違いがなければ責了(校了)となります。
これで見落としがあった日には…胃が痛くなります。
自分の担当したページはしっかりチェックしたいというメンバーもいたので、私が副委員長の年は、校正紙(PDF)をメンバーに送り、校正をしてもらってました。
集まらなくていいし、拡大すると小さい字も見えるし(老眼)、返しも早い。
集約が大変でしたが、言い出しっぺなので最後までがんばりました。
パソコンを持っていないメンバーへの配信、スマホで見れないメンバーへの対応が課題になりましたが、このやり方は結構よかったです。

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おしまいに

印刷会社は、学校の近くにあって、PTA広報誌作りの経験があって、相談しやすいところなら、見積もりをお願いしていいと思います。
直接やり取りするのは、委員長や副委員長ですが、年度初めの打ち合わせや、入稿の時は学校に来てもらえたので、メンバー全員顔なじみになっていました。

広報誌作りに慣れているところだと、いろいろアドバイスももらえるので、何もかも初めての委員会活動の場合でもなんとかなりますよ(*^-^)

最後まで読んでいただきありがとうございます!

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